Case Study · Maschinenbau · 60 Mitarbeiter · KI & Automatisierung
KI-Assistent mit Firmenwissen: Suchzeiten um 80 % reduziert
Wie ein Maschinenbauer mit 60 Mitarbeitern sein verstreutes Service- und Projektwissen durchsuchbar gemacht hat, DSGVO-konform, ohne dass ein Dokument das Unternehmen verlässt.
Ausgangslage
[PLATZHALTER, Branche/Größe final bestätigen] Ein Maschinenbau-Unternehmen (60 Mitarbeiter, NRW) hatte über 20 Jahre Wissen angesammelt: Handbücher, Serviceberichte, Projektakten, Angebote, verteilt auf Netzlaufwerke, ein DMS und persönliche Ablagen.
- Servicetechniker verbrachten pro Fall 15 bis 30 Minuten mit der Suche nach dem richtigen Dokument.
- Erfahrene Mitarbeiter wurden ständig durch Wissensfragen unterbrochen.
- Cloud-KI-Tools schieden aus: Konstruktions- und Kundendaten durften das Haus nicht verlassen.
Lösung
Aufgebaut wurde ein interner KI-Wissensassistent auf RAG-Basis (Retrieval-Augmented Generation), betrieben vollständig auf eigener Infrastruktur:
- Anbindung der Dokumentquellen (Netzlaufwerke, DMS) mit laufender Synchronisation.
- Antworten mit Quellenangabe: Der Assistent zitiert die Fundstelle, statt zu raten, Halluzinationen werden so kontrollierbar.
- Rechtekonzept: Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt es auch vom Assistenten nicht zu sehen.
- DSGVO & Geheimschutz: Betrieb on-premises; keine Daten an externe KI-Anbieter.
- Projektlaufzeit: 6 Wochen Pilot (Servicedokumentation), danach Ausbau auf weitere Abteilungen.
Ergebnis in Zahlen
- −80 % Suchzeit im Service: von 15 bis 30 Minuten auf unter 3 Minuten pro Fall [PLATZHALTER, Wert freigeben]
- > 500 Anfragen pro Monat werden vom Assistenten beantwortet [PLATZHALTER, Wert freigeben]
- Schnelleres Onboarding: Neue Mitarbeiter finden Antworten selbst, statt Kollegen zu unterbrechen
Der Kunde wird auf Wunsch anonymisiert dargestellt; Details und Referenzkontakt auf Anfrage im persönlichen Gespräch.