Case Study · Consulting · 15 Mitarbeiter · WebApp-Entwicklung
Rechnungen ohne Excel-Chaos: Bearbeitungszeit pro Rechnung um 60 % reduziert
Wie ein Consulting-Unternehmen mit 15 Mitarbeitern die Excel-Verwaltung ausgehender Rechnungen durch eine schlanke Web-Anwendung ersetzt hat, und warum die Geschäftsführung heute in Echtzeit auf verlässliche Zahlen blickt.
Ausgangslage
Ein Consulting-Unternehmen (15 Mitarbeiter) verwaltete seine ausgehenden Rechnungen in einer gemeinsam genutzten Excel-Datei. Über die Jahre war daraus ein fragiles Konstrukt geworden, auf das sich niemand mehr wirklich verlassen konnte.
- Ständige Versionskonflikte: Sobald zwei Personen gleichzeitig an der Datei arbeiten wollten, blockierte „Wer hat die Datei gerade offen?" den Ablauf.
- Mahnstufen manuell nachgehalten: Fällige und überfällige Posten mussten von Hand durchgesehen werden, einzelne Rechnungen gingen dabei unter.
- Kein Überblick über das Zahlungsverhalten: Wer wann zahlt und welche Kunden chronisch spät sind, ließ sich aus der Liste nicht ablesen.
- Kein Vertrauen in die Daten: Jede Auswertung musste doppelt geprüft werden, weil unklar war, ob der Stand aktuell und vollständig ist.
Lösung
Wir haben eine schlanke Web-Anwendung gebaut, exakt auf den bestehenden Rechnungsprozess zugeschnitten, ohne unnötigen Ballast:
- Zentrale Datenbasis für alle ausgehenden Rechnungen, mehrbenutzerfähig und damit ohne Versionskonflikte.
- Automatische Priorisierung überfälliger Posten inklusive Mahnstufen, statt manuellem Nachhalten.
- Echtzeit-Auswertungen zu Zahlungsverhalten und offenen Beträgen, jederzeit abrufbar für die Geschäftsführung.
- Schlanke Erfassung mit wenigen Klicks pro Rechnung, damit die tägliche Arbeit spürbar schneller geht.
- Stack: PHP/Symfony, Vue.js, MariaDB · Hosting in Deutschland · DSGVO-konform.
- Projektlaufzeit: zwei Wochen bis zum produktiven Einsatz.
Ergebnis in Zahlen
- −60 % Bearbeitungszeit pro Rechnung gegenüber der Excel-Lösung
- Keine Versionskonflikte mehr, das Team arbeitet gleichzeitig auf einem aktuellen Datenstand
- Überfällige Posten automatisch priorisiert, Mahnläufe entstehen ohne manuelle Durchsicht
- Echtzeit-Transparenz für die Geschäftsführung, mit Zahlen, auf die man sich wieder verlässt