Case Study · Großhandel · 25 Mitarbeiter · WebApp-Entwicklung
Warenwirtschaft statt Excel-Silos: 8 Stunden pro Woche zurückgewonnen
Wie ein Großhändler mit 25 Mitarbeitern fünf konkurrierende Excel-Listen durch eine zentrale Web-Anwendung ersetzt hat, und warum die Fehlerquote bei Bestellungen um 70 % gesunken ist.
Ausgangslage
[PLATZHALTER, Branche/Größe final bestätigen] Ein Großhändler für technischen Bedarf (25 Mitarbeiter, Raum Düsseldorf) pflegte Bestände, Einkaufspreise, Kundenpreislisten und offene Bestellungen in fünf separaten Excel-Dateien auf einem Netzlaufwerk, ergänzt um Zurufe per E-Mail und Telefon.
- Zwei Mitarbeiter waren zusammen rund 8 Stunden pro Woche nur mit dem Abgleich der Listen beschäftigt.
- Versionskonflikte („Wer hat die Datei gerade offen?") blockierten regelmäßig den Einkauf.
- Veraltete Preisstände führten immer wieder zu fehlerhaften Angeboten und Nachberechnungen.
Lösung
In einem Milestone-Projekt entstand eine zentrale Warenwirtschafts-Web-Anwendung, exakt zugeschnitten auf den bestehenden Prozess, nicht umgekehrt:
- Zentrale Datenbasis für Artikel, Bestände, Lieferanten- und Kundenpreise mit Rollen- und Rechteverwaltung.
- Bestell-Workflow mit Mindestbestands-Warnung und automatischen Bestellvorschlägen.
- Import/Export-Schnittstellen zu Buchhaltung und Online-Shop, damit nichts doppelt gepflegt wird.
- Stack: PHP/Symfony, Vue.js, MariaDB · Hosting in Deutschland · DSGVO-konform.
- Projektlaufzeit: 10 Wochen bis zum produktiven Ersteinsatz, danach zwei Ausbau-Milestones.
Ergebnis in Zahlen
- ≈ 8 Stunden pro Woche eingesparter Abstimmungs- und Abgleichaufwand [PLATZHALTER, Wert freigeben]
- −70 % Fehlerquote bei Bestellungen und Angeboten im ersten Quartal nach Einführung [PLATZHALTER, Wert freigeben]
- Ein aktueller Datenstand statt fünf konkurrierender Listen, Auskunftsfähigkeit in Sekunden
Der Kunde wird auf Wunsch anonymisiert dargestellt; Details und Referenzkontakt auf Anfrage im persönlichen Gespräch.